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| L’avenir des reportings financiers : Quelles solutions après SAP BFC ?

SAP a annoncé au départ qu’à l’horizon 2027 il n’assurera plus la maintenance de sa solution SAP BFC, ensuite en juillet 2023 une actualisation de la date de fin est prorogée au 30 décembre 2030. Or cet outil occupe une place stratégique et critique dans le fonctionnement des directions financières de beaucoup d’entreprises qui s’en servent pour la production et le reporting de leurs comptes consolidés. SAP déploie ses outils de consolidation et de reporting depuis plusieurs décennies sur le marché français et bon nombre d’entreprises (Banques, Assurances etc..) du CAC 40, ainsi que les ETI en font usage au quotidien. Compte tenu de l’importance de cet outil dont les directions financières se sont bien accommodées, les interrogations sont nombreuses en ce qui concerne l’arrêt de sa maintenance :

– Pourquoi l’arrêt de cette solution ? Est-ce qu’il s’agit d’un problème d’efficacité ou bien est-ce que cela est lié à la complexité de plus en plus apparente des reportings financiers ?

– S’agit-il pour SAP une stratégie d’orienter ses clients vers sa nouvelle solution cloud en développement « SAP Group Reporting » ?

– Quel serait l’impact dans l’organisation et le fonctionnement des directions financières sur leur processus de production des reportings consolidés ?

– Comment les entreprises envisageraient-elles d’affronter ce changement avec autant d’exigence et de complexité de leurs reportings ?

Pour répondre à toutes ces questions, nous essayerons de comprendre les raisons qui motivent le décommissionnement de l’outil. Ensuite, nous nous intéresserons sur les outils alternatifs existant sur le marché, qui offrent des services similaires voir plus efficaces et qui sont adaptés aux exigences de reportings consolidés de nos clients. Puis définir les étapes importantes et évaluer l’impact d’un changement d’outil sur l’organisation et le fonctionnement d’une direction financière. Enfin, voir quels outils pour nos clients et quels sont les acteurs qui ont déjà anticipé ou amorcé ce changement d’outil et quel sera l’impact sur la qualité des données des états financiers.

Les étapes de l'arrêt de la maintenance de SAP BFC et les raisons qui le motivent

Nous le savons depuis fin 2020 que SAP a annoncé l’arrêt de la maintenance de sa solution SAP BFC, pour se consacrer au développement de solutions vers le cloud. Depuis cette annonce, le calendrier a été revu à maintes reprises, dont le dernier mise à jour était en juillet 2023 où la date de fin a été portée à décembre 2030. Comment se traduira dans le temps l’arrêt de cette maintenance ? La date de fin de maintenance dépendra de la version, une possibilité est donnée aux clients de migrer vers le « Cloud SAP S/4 HANA » dont la maintenance est prévue jusqu’à fin 2040. Par ailleurs, une possibilité d’extension de la maintenance est offerte aux clients jusqu’à fin 2030 avec un surcoût de 2 % par an.

Les dates clés sur l’arrêt de la maintenance de SAP BFC

Le processus d’arrêt de la maintenance de la solution SAP BFC sera en fonction de la version, mais il s’étendra de décembre 2024 à décembre 2030, voir au-delà.

Les motivations de l'arrêt

Qu’est-ce qui a motivé réellement SAP à se désengager de sa solution SAP BFC ? Cette décision est-elle liée à un manque de performance de la solution qui ne répond plus aux exigences de reporting des directions financières ? S’agit-il de basculer vers une solution plus robuste et qui mettra à mal la concurrence sur le marché des solutions de consolidation et de reporting ? À en croire le patron de SAP France, Olivier NOLLENT, SAP est dans une phase de transformation vers le Cloud, il précise d’ailleurs que SAP a peut-être pris du retard par rapport aux concurrents sur le Cloud en France. Selon son patron, l’objectif de SAP serait d’être au plus près des besoins de ses clients en leur apportant des solutions pérennes et efficaces.

cette décision de transformation, pour qu’à court terme SAP soit majoritairement sur le Cloud public. Néanmoins, en fonction de la maturité et de la valeur que SAP pourra apporter aux clients, il leur sera proposé la solution « Cloud privé » ou « Hybride » (à la fois public et privé). En bref, la motivation principale de mettre fin à SAP BFC est de proposer aux clients une nouvelle solution complètement intégrée, qui permettra aux clients d’unifier un certain nombre de tâches afin d’être plus efficient dans la production de leur reporting financier et règlementaire. Partenaire priviliégié des directions financières depuis plus de 10 ans, notamment sur des projets de transformation, de migration, de refonte des systèmes d’information et de changement d’outil, Lendys se tient aux côtés de ses clients pour les accompagner dans cette phase d’étude consistant à définir le périmètre de l’outil de consolidation et dans le choix de la solution cible répondant à leurs besoins fonctionnels et à leur ambition.

Les outils alternatifs existants sur le marché français

A l’heure où SAP BFC annonce un bouleversement au sein des directions financières, la concurrence est prête à affûter ses solutions à cette étape cruciale dans la transformation digitale des entreprises. Depuis la dernière annonce de SAP en juillet 2023 de porter la fin de la maintenance à décembre 2023, beaucoup d’entreprises du CAC 40 ont haussé le niveau d’alerte pour se pencher réellement sur les modalités de continuer ou de trouver des solutions alternatives à SAP BFC. Parlons un peu du panorama d’outils de consolidation et reporting disponibles sur le marché français et dont utilise un certain nombre d’entreprises pour la production de leurs comptes consolidés.

Panorama de solutions pour la consolidation et le reporting financier :

Panorama des outils alternatifs existants sur le marché français

Sur le marché français, il y a une panoplie d’outils de consolidation et de reporting disponibles, mais nous allons mettre un focus sur les plus utilisés et qui pourront susciter l’intérêt de nos clients.

SAP Group Reporting
Cette solution de SAP développée sur le cloud existe depuis mai 2017, il s’agit d’un nouveau module intégré à S/4HANA, son avantage serait la gestion de multiples référentiels, une mise à jour des données très simplifiée. Aujourd’hui, il y a des grandes entreprises industrielles comme Schneider Electric et Renault qui sont passées à la solution cloud de SAP. Il y a également des entreprises de taille intermédiaire qui ont choisi cette solution comme Intersport et Maison du Monde. L’idée est d’offrir une solution intégrée aux entreprises pour leur permettre plus de flexibilité dans la gestion de leur production et reporting financier.

Oracle HFM
Une solution également très utilisée en France par les PME et TPE et est très souvent compatible avec la plupart des systèmes d’informations d’entreprises ainsi que la plupart des systèmes d’exploitation. Oracle se targue volontiers comme étant celui qui dispose la solution la mieux adaptée au processus de consolidation, qui d’ailleurs disposerai d’un partenariat de migration avec SAP déjà expérimenté avec réussite. La dernière version 11.2 d’Oracle HFM disponible depuis fin décembre 2019, garantie une maintenance jusqu’en 2030.

IBM Cognos Controller
Outil de consolidation et de reporting présent également sur le cloud et très utilisé par les entreprises dans tous les secteurs d’activités (Banque, Assurance, Industrie, Service etc…). Une solution qui a un focus sur l’agilité et la rentabilité afin d’offrir aux directions financières une vue d’ensemble des ratios et indicateurs financiers de pilotage et d’évaluation de la performance de l’entreprise.

CCH Tagetik
La société CCH Tagetik appartient au groupe d’édition de logiciel Wolters Kluwer, sa solution pour la consolidation statutaire et le reporting financier est très utilisée en France, notamment par de grandes banques françaises comme le Groupe Crédit Agricole, la banque Caisse des Dépôts et Consignations, mais aussi dans l’industrie automobile comme Honda et Toyota par exemple. La solution CCH Tagetik met en avant trois raisons pour attirer et fidéliser ses clients :
– Une source d’information unique et fiable.
– Intelligence de consolidation avancée.
– Conformité et contrôle.
Autre particularité de CCH Tagetik c’est de faire évoluer de la même manière leur développement de l’outil sur le cloud et sur le on-permise (sur site).

OneStream
Editeur Américain qui existe depuis 2010 et qui offre des solutions pour les directions financières en consolidation et reporting y compris une intégration très avancée sur des sujets ESG, qui est d’ailleurs un sujet très important pour le cabinet Lendys.
OneStream s’est implanté depuis 2017 sur le marché français et peut se targuer d’avoir des clients de références comme Accor, CMA CGM, Auchan ou Decathlon. L’ambition de OneStream c’est surtout d’unifier sur la même plateforme la consolidation, les reportings et le contrôle de gestion.
OneStream fait parti des solutions lorgnées par les grandes entreprises du CAC 40, la solution disposerai des fonctionnalités de gestion de bout en bout du processus de consolidation, de la planification des tâches jusqu’aux rapports finaux.
Nous nous limiterons à ces exemples de solutions ci-haut, puisqu’il existe de nombreux outils dédiés aux directions financières pour la consolidation des comptes et les différents reportings. C’est le cas de l’Outil Amelkis utilisé par les PME, qui offrirait des fonctionnalités adaptées à ce type d’entreprise.
Ainsi, il faudra retenir qu’avec cette multitude de solutions existant sur le marché le plus important c’est d’anticiper de manière stratégique pour lancer le remplacement de son outil ou la continuité, puisque SAP propose une solution alternative.
Lendys par son expertise et son expérience sera à côté de ses clients pour les accompagner dans cette transition stratégique.

Les acteurs qui ont pris de l'avance sur ce changement d'outil (SAP BFC) et pour quelle qualité de données des états financiers

L’arrêt de la maintenance de SAP BFC ne signifie pas que SAP ne proposera plus de solution pour les directions financières, pour leur besoin de consolidation et de reporting. SAP s’oriente plus vers le cloud et donc les clients historiques sous S/4HANA peuvent s’ils le souhaitent migrer vers SAP Group Reporting. C’est le cas d’ailleurs de certaines entreprises comme Schneider Electric, Renault, Maison du Monde.
Par ailleurs, selon le patron de SAP France dans l’interview a accordé à LeMagIT, il disait que beaucoup de leurs clients ont basculé sur le S/4HANA et qui pourront potentiellement basculer vers SAP Group Reporting.
En dehors de ces acteurs qui ont choisi la continuité avec les solutions SAP, existent-ils d’autres qui étaient anciennement clients de SAP, mais qui ont choisi le changement en optant pour d’autres éditeurs ?
Il est très difficile de recueillir des informations sur le sujet sinon de mener une enquête auprès des entreprises utilisant la solution SAP BFC pour recueillir leur opinion.
En revanche, une enquête menée par CCH Tagetik en 2022 auprès d’une cinquantaine d’entreprises en France (dont 70 % de grands groupes) montre la volonté des DAF de vouloir changer leur outil de consolidation. Ils sont 58 % en situation de changement, dont 77 % à long terme.
Cette enquête indique que leur choix d’une nouvelle solution sera conditionné par des critères de simplicité d’utilisation, les fonctionnalités proposées et tout un panel de gestion et de reporting ad hoc.

Les étapes sur le processus de changement d'outil et d'évaluation de l'impact sur l'organisation et le fonctionnement d'une direction financière

Ce sont toutes les entreprises qui utilisent la solution SAP BFC qui seront impactées par ce changement d’outil. L’anticipation doit être au cœur de la stratégie de nos clients pour la conduite de ce changement, Lendys leur prêtera main forte pour faciliter la mise en place d’un nouvel outil ou de migrer sereinement sur la solution proposée par SAP à savoir le cloud « Group Reporting ».
Quelles sont les étapes clé de ce changement et comment doivent-elles se dérouler ?
Lendys a une expertise métier dans la conduite du changement d’outils de gestion comptable ou de production des reportings consolidés. L’objectif, c’est de permettre à nos clients de prendre connaissance des étapes clé sur le déploiement d’un nouvel outil et de pouvoir anticiper cette phase de transition.

1. Définir les objectifs et identifier les besoins

Il faut se servir de l’expérience outil (SAP BFC) pour redéfinir ses objectifs à long terme en tenant compte de l’évolution de son activité et des exigences de reporting. Est-ce que nos besoins se limitent ils à l’existant en termes de fonctionnalités, de types de reportings, d’utilisateurs, etc.… ou doit-on faire évoluer tous ceux-ci ? Il faudra établir une liste récapitulative de tous les besoins en apportant une précision sur la vision de chacun des éléments de la liste. Il s’agit là des informations pertinentes qui permettront à l’entreprise de calibrer son cahier de charges afin de faciliter la sélection de l’outil cible qui répondra à ses attentes.

2. Mise en place d'une équipe sur le choix de l'outil et la planification de la mise en oeuvre du processus de changement

Une étape cruciale, les personnes ressources (internes ou externes) chargées de la mise en œuvre du projet doivent requérir les compétences techniques et une forte expertise métier. Un choix minutieux basé sur une comparaison des offres existantes qui sont en adéquation avec les attentes de l’entreprise. Concevoir un calendrier précis qui englobera tous les impératifs de fonctionnement de la direction financière, les objectifs visés et de tous les autres facteurs permettant l’aboutissement efficient du projet.

3. Déploiement, phase de test, de veille sur la performance et la qualité de l'outil

Une fois le recettage et les préalables du déploiement terminés, la phase de l’installation, de la migration des données, mais aussi des tests requis viendront couronner une grande partie de l’aboutissement du projet. La formation des utilisateurs est également une étape importante, cela facilitera l’adhésion et l’autonomie dans l’usage au quotidien de l’outil.
Ensuite, la surveillance dans le temps permettra d’évaluer la performance et la qualité des données attendues.
Une meilleure anticipation de ce processus de changement permettra aux entreprises (nos clients) d’atténuer la juxtaposition de nombreux événements à gérer : Cela réduira l’impact financier et organisationnel de la direction financière, mais aussi d’allouer les meilleurs ressources à la fois humaine et matérielle.
Au-delà des inconvénients que peuvent générer ce changement d’outil SAP BFC ou d’une migration à une version plus évoluée. C’est une opportunité pour les directions financières de se réinventer et d’améliorer leur mode de production des reportings en faisant le choix de miser sur des outils qui améliorent la performance et la qualité de leur donnée financière.
Lendys par son expertise métier renforcée par son expérience mettra à disposition de ses clients les ressources nécessaires pour les accompagner en cette phase de transition technologique. Nous disposons d’une équipe composée d’experts avec des expériences diversifiées dans la conduite de changement d’outil IT. La meilleure des manières de conduire ce changement c’est l’anticipation, seule gage d’efficience et de sérénité pour la transformation digitale au sein d’une direction financière.

Conclusion

| Yayah BARRIE

Consultant Senior- Pôle Reporting & Consolidation

Il faut retenir que le changement annoncé par SAP concernant l’arrêt de la maintenance de sa solution SAP BFC est plus que d’actualité, le sujet anime le quotidien des directions financières, notamment des équipes projets. L’heure est à l’anticipation pour travailler de manière linéaire et éviter le surchargement d’activités de dernières minutes au vu de la complexité des outils, mais aussi des données de reporting et surtout intégré la nouvelle donne sur le nouveau reporting ESG, qui sera désormais à produire. Les enjeux sont considérables pour nos clients et futurs clients, Lendys par son expertise et de la maitrise de ses experts sur le terrain des processus de reporting des comptes consolidés, de leur expérience sur les conduites de changement d’outil, restera à leur disposition pour les accompagner dans la mise en œuvre de leur processus de changement d’outil ou de migration de données. Le cabinet se chargera d’apporter toutes les informations nécessaires, répondra aux interrogations de ses clients, les orientera sur la conduite à suivre. Ceci dans l’objectif d’anticiper tous les aléas et leurs impacts sur l’organisation et le fonctionnement d’une direction financière et qu’on arrive au bout du process avec une solution pérenne et efficiente.